手紙を送ったこと・届いたことを記録に残すには？
大事な手紙を送るときには、送ったことや相手に届いたことがわかるようにしたいと思われることでしょう。
郵便物を送ったことや相手に送った郵便物が届いたことを記録に残しておく方法はいくつかのあります。
本コラムでは、郵便物の送付・受領を記録に残す方法について解説いたします。
特定記録
郵便物を郵便局が引き受けたことを記録する送付方法です。
特定記録郵便を郵便局が引き受けると、受領証が発行されますので、郵便物を送ったことを記録に残すことができます。
受領証には問い合わせ番号が記載されており、この番号を「郵便追跡サービス」（https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search）に入力すると、インターネット上で配達状況を確認することができます。
なお、特定記録郵便は、郵便局に持ち込んで手続をする必要があります。
書留
郵便物を郵便局が引き受けてから配達までの一連の過程を記録してくれる送付方法です。書留郵便も特定記録同様問い合わせ番号がつきますので、「郵便追跡サービス」で配達状況を確認することができます。
書留郵便を送付する場合にも、郵便局に持ち込んで手続をする必要があります。
書留郵便は、もしも郵便物が壊れてしまったり届かなかったりした場合に、一定の範囲で損害を賠償してもらうことができます。
書留郵便には一般書留と簡易書留があります（現金書留も書留の１つですが、本項では割愛いたします。）。
一般書留と簡易書留の違いは、
〇引受から配達までの追跡範囲
〇補償額
にあります。違いを具体的に見てみましょう。
〇引受から配達までの追跡範囲
書留郵便では、
①引き受けた郵便局と引受時間
②経由した郵便局
③最後に届いた郵便局と時間
④届け先に配達した時間
が記録されます。
他方、簡易書留では、上記の②は記録されません。
〇補償額
一般書留では、補償額の上限は10万円までです。
ただし、5万円ごとに23円の追加料金で最大500万円まで増額が可能です。
他方、簡易書留では、補償額の上限は5万円までです。
（追跡範囲と補償額）
手紙だけではなく高額な物品や貴重品を送る場合には、一般書留で送る必要がありますが、手紙だけであれば簡易書留で十分でしょう。
レターパック
レターパックとは、A4サイズ、4kgまでの郵便物を全国一律料金で送ることのできる封筒のことです。
レターパックには、レターパックライトとレターパックプラスの2種類があります。
レターパックには、2種類あり、その違いは下記のとおりです。
レターパックは、郵便局窓口やコンビニエンスストアなどの郵便切手類販売所で販売しており、送りたい書類などをレターパックに入れて封をし、「ご依頼主保管用シール」を剥がしたうえでポストに投函すれば完了です。
特定記録や書留郵便と違い、差出のときに郵便局に持ち込む必要がないのが大きなメリットと言えます。
また、「ご依頼主保管シール」には特定記録や書留同様、お問い合わせ番号が書いてありますので、「郵便追跡サービス」で配達状況を確認することができます。
レターパックでは書留郵便のように補償をしてもらうことはできませんが、手紙を送るだけであれば補償をつける必要もありませんので、手紙を送ったことや先方に届いたことを記録する際には、レターパックが一番利用しやすいと思います。
弊所でも、時効援用の通知を債権者へ送付するときや、ご依頼者の依頼に基づいて金銭の支払いを求める通知を送付するときなどに積極的にレターパックを使っています
郵便追跡サービスの注意点
郵便追跡サービスでの追跡を行える期間は、郵便物が郵便局に引き受けられてから１００日間ですので、この点注意が必要です。
手紙を送ったことや先方に届いたことを記録に残しておくためにも、問い合わせ番号の保管に加え、郵便追跡サービスで確認した結果について速やかにプリントアウトする、あるいはPDFやスクリーンショットで保存することをお勧めします。
スクリーンショットの例はこちら↓
