問題社員対応４【問題社員対応の極意１：業務指導】

 

 

 

 

 

 

 

 

今回のコラムから、問題社員対応の極意について３回に分けてご紹介します。

 

今回は、問題社員対応の極意１「業務指導」編です。                                

 

 

問題社員に対して業務指導をする際、会社が合理的に考えた事実を以て処分をしますが、ここで重要なのは「文書で」業務指導をすることです。                                 

 

 

 

問題社員対応では「文書を出す」「文書を求める」ということが重要です。

 

 

 

例えば、例えば、当事務所では、ある顧問先様から、体調不良を理由に欠席を繰り返す窓口業務の社員への対応についての相談を受けました。

 

この社員に対しては、また体調不良で欠席すると言ってきたときには、診断書の提出を求めるといいでしょう、とアドバイスを差し上げました。

 

すると、その社員はすぐに退職届を提出したそうです。

 

 

 

口頭で対応していると、つい熱くなって大声になったり、言わなくて良いことまで言ってしまったりするものです。

 

口頭での注意・指導を誤るとハラスメント扱いされる可能性があり、リスクが高い上に効果も上がりません。

 

書面で対応すれば、そのようなリスクを抑えられ、かつ注意や指導の重みも理解してもらいやすいでしょう。

 

 

 

極意１：問題社員の問題行動は、書面（業務指導書面）で正す

 

 

 

 

 

 

それでは、業務指導処分とはどのようなものなのでしょうか。

「問題社員対応１【問題社員とは】」のコラムで紹介した問題社員の２類型を例にとってみます。

 

 

 

 

＜非協調型＞    非協調型の社員とは、業務命令を聞かない、自己中心的な言動に終始する、営業に出ているがきちんと仕事をしているのか不明といったタイプの社員です。 このような非協調型の社員に対しては、以下のような内容の業務指導を書面でするとよいでしょう。   （例）「貴殿は、○年○月○日に、～の行為をしましたが、これは就業規則○条○項に違反しますので、今後このような行為をしないでください。～」

 

 

 

＜能力不足型＞   能力不足型の社員とは、仕事のパフォーマンスが異様に低いタイプの社員のことです。 このような能力不足型の社員に対しては、まずは、ノルマ等の業務指示を文書で課しましょう。   その上で達成できなかった場合、ノルマの非達成について文書で業務指導をするとよいでしょう。

 

 

 

 

 

 

業務指導をする際の注意点は、以下の３点です。

 

 

１　必ず書面で業務指導をする

２　事実の引用（どのような事実に対して処分をするのか明示する）

３　「就業規則○条に違反する」と指導の根拠を明示

 

 

 

 

ここで、当事務所で使用している業務指導書面のフォーマットをご紹介します。

ぜひ、ご参考にしてください▼

 

 

 

 

 

※書面の最後、従業員氏名の部分に必ず署名してもらうようにしましょう。

 

 

 

 

 

 

以上が、問題社員対応の極意１「業務指導」編でした。

 

 

次回は、問題社員対応の極意２「懲戒処分」編です！